งานเทศกาลดนตรี ถ้าทำออกมาดี ก็จะกลายเป็นงานที่สร้างความสุขให้ผู้คนนับหมื่น แต่ถ้าทำออกมาไม่ดีเพราะการจัดการที่ผิดพลาดและไม่รอบคอบ ก็สร้างความเสียหายได้มากทั้งในฝั่งผู้จัดและผู้ชม
เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์แบบนั้นขึ้น วันนี้เราจึงมาบอกเล่าขั้นตอนการวางแผนจัดงานเทศกาลดนตรีกัน!
ขั้นตอนที่ 1: กำหนดเป้าหมาย
สิ่งแรกที่ต้องทำก่อนคือ หาคำตอบของคำถามที่ว่า “ทำไมถึงอยากจัดงานดนตรี?” แล “อะไรคือสิ่งที่ต้องการบรรลุจากการจัดงานครั้งนี้?” เพราะคำตอบทั้งสองข้อนี้คือกุญแจสู่ความสำเร็จของงาน
เป้าหมายที่ดีคือเป้าหมายที่ SMART (Smart, Measurable, Attainable, Relevant และ Timely) ตัวอย่างเช่น
- ต้องการขายตั๋ว 2,000 ใบในระยะเวลา 6 เดือนเพื่อถึงเป้าหมายการระดมทุน 1,000,000 โดยจะมีการวัดผลผ่านรีพอร์ทรายสัปดาห์ถูกวัดผ่านรายงานทางการเงินรายสัปดาห์ โดยเน้นที่สถานะการขายตั๋ว
การทำความเข้าใจสาเหตุเบื้องหลังการจัดงานเทศกาลดนตรีและสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ จะช่วยให้สามารถดำเนินการแบบมีทิศทางตั้งแต่ต้นจนจบงาน
ขั้นตอนที่ 2: งบประมาณ
งบประมาณอาจฟังดูเป็นเรื่องน่าเบื่อ แต่ถ้าไม่รู้ว่าต้องเจอกับค่าใช้จ่ายอะไรบ้างในจำนวนเท่าไหร่ แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่าต้องตั้งราคาตั๋วสูงแค่ไหนเพื่อให้มั่นใจว่างานจะไม่ล่ม
ค่าใช้จ่ายที่ต้องพิจารณาเมื่อต้องคำนวณงบประมาณ ได้แก่
- ใบอนุญาต
- สถานที่
- โครงสร้างพื้นฐานที่รวมถึงกระโจม เวที ลำโพง ห้องน้ำ เฟอร์นิเจอร์
- ความปลอดภัย
- ที่จอดรถพร้อมระบบควบคุมการจราจร
- พนักงาน – ผู้จัดการกิจกรรม อาสาสมัคร
- ศิลปิน
- อาหารและเครื่องดื่ม
- อุปกรณ์แสงสีเสียง
- ค่าไฟ
- บริการทำความสะอาดเพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามมาตราการโควิด-19
เมื่อรู้แล้วว่าต้นทุนมีอะไรบ้าง ก็จะสามารถกำหนดราคาและจำนวนตั๋วที่ต้องขายที่เหมาะสมได้
ขั้นตอนที่ 3: สถานที่
สถานที่มีบทบาทสำคัญในการจัดงานเทศกาลดนตรี เพราะไม่เพียงแต่เป็นสถานที่จัดงาน แต่ยังกำหนดโทนสำหรับประเภทกิจกรรมอีกด้วย ตัวอย่างเช่น หากเลือกที่ดินผืนใหญ่ ก็อาจตีความได้ว่าเลือกบรรยากาศที่ให้ผู้คนจำนวนมากได้ผ่อนคลาย เทียบกับโกดังสุดเก๋ในย่านศูนย์กลางธุรกิจที่สามารถรองรับผู้เข้าร่วมได้จำนวนหนึ่งเท่านั้น
ก่อนเลือกสถานที่ควรพิจารณา:
- การรักษาความปลอดภัยสถานที่/พื้นที่นี้มีค่าใช้จ่ายเท่าไร?
- จุได้เท่าไร? อย่าลืมคำนึงถึงหลักเกณฑ์ของรัฐบาลท้องถิ่นเกี่ยวกับการเว้นระยะห่างทางสังคม
- จำเป็นต้องได้รับใบอนุญาตเพิ่มเติมหรือไม่?
- มีข้อจำกัดด้านเสียงหรือไม่?
- สถานที่/พื้นที่นี้มีใบอนุญาตจำหน่ายสุราหรือไม่?
- มีที่จอดรถหรือไม่?
- มีพื้นที่สำหรับตั้งแคมป์หรือไม่?
- มีที่พักใกล้ๆ ไหม? ไปมาสะดวกหรือเปล่า?
- การเดินทางสะดวกไหม?
- สถานที่/พื้นที่นี้สามารถเข้าถึง:
- ไฟฟ้า
- ห้องน้ำ
- โครงสร้างพื้นฐานด้านอาหารและเครื่องดื่ม
- ถ้าไม่ ต้องจัดหาอุปกรณ์อะไรบ้าง?
ขั้นตอนที่ 4: ศิลปิน
กุญแจสู่งานเทศกาลดนตรีที่ดีคือการทำความเข้าใจกลุ่มเป้าหมาย ต้องเลือกศิลปินที่ตรงใจและเลือกไลน์อัพที่เติมเต็มซึ่งกันและกัน เพราะคงไม่อยากได้งานที่ให้ใครซักคนร้องเพลงอะคูสติกตามด้วยวงดนตรีเฮฟวีเมทัล
เมื่อมีรายชื่อศิลปินและวงดนตรีที่ต้องการแล้ว ก็เริ่มติดต่อผู้จัดการเพื่อดูว่าใครว่างและมีค่าใช้จ่ายเท่าไรได้เลย
ขั้นตอนที่ 5: ซัพพลายเออร์
เมื่อรู้แล้วว่าใครจะมาร่วมงานบ้าง ก็จะเข้าใจได้ดีขึ้นว่าต้องใช้อุปกรณ์ใดบ้าง ทำงานร่วมกับผู้รับเหมาและซัพพลายเออร์ในพื้นที่เพื่อจะได้จองเวที ไฟ ห้องน้ำ ระบบรักษาความปลอดภัย การควบคุมการจราจร และอื่นๆ ให้เร็วที่สุด อย่ารอวินาทีสุดท้ายจนจองไม่ทัน เพราะถ้าไม่มีโครงสร้างพื้นฐานเหล่านี้งานก็เกิดขึ้นไม่ได้
ขั้นตอนที่ 6: Project Plan
การทำ Project Plan คือการสื่อสารให้ทุกฝ่ายรู้ว่าต้องทำอะไรและต้องเสร็จภายในวันไหน เพื่อให้งานในภาพรวมออกมาสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี หากไม่รู้จะเริ่มต้นวางแพลนอย่างไร monday.com และ Asana ก็เป็นตัวเลือกที่ดี
ขั้นตอนที่ 7: การตลาด
ใช้เวลาวางแผนงานแล้ว ก็ได้เวลาวางแผนการตลาดเพื่อให้แน่ใจว่ามีคนรู้ว่ากำลังจะมีงานเทศกาลดนตรีเกิดขึ้น
- การตลาดบนโซเชียลมีเดีย: สร้างความตื่นเต้นให้กับเทศกาลดนตรีผ่าน Facebook, Instagram, TikTok และ SnapChat พยายามให้ศิลปินที่เชิญมาโปรโมทงานด้วยเพื่อให้เข้าถึงเป็นวงกว้างกว่าเดิม
- ประชาสัมพันธ์: ทำงานร่วมกับสื่อต่างๆ เพื่อให้งานเทศกาลปรากฏอยู่บนสื่อสิ่งพิมพ์และสื่อออนไลน์
- โฆษณา: สามารถโปรโมทได้ทั้งทางโทรทัศน์ วิทยุ หรือสื่อออนไลน์อื่นๆ ขึ้นอยู่กับงบประมาณที่มี
ขั้นตอนที่ 8: การขายตั๋ว
เลือกเว็บไซต์ที่น่าเชื่อถือเพื่อให้มั่นใจว่าจะสามารถซื้อตั๋วได้ง่ายและรวดเร็ว
ขั้นตอนที่ 9: พนักงานและอาสาสมัคร
เทศกาลดนตรีมักจะครอบคลุมพื้นที่กว้างขวางจึงต้องใช้กำลังคนและความช่วยเหลือจำนวนมาก ตั้งแต่การเช็คอิน การบอกทาง และการบริการต่างๆ หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการจัดงานเทศกาลคือการใช้อาสาสมัคร ซึ่งจะช่วยในการปฏิบัติงานได้ดีและช่วยลดค่าใช้จ่ายโดยรวม
แต่ก่อนที่จะเริ่มประกาศรับสมัครก็ควรพิจารณาสิ่งเหล่านี้ก่อน
- มีพื้นที่ใดบ้างที่ต้องมีบุคลากรเพิ่มเติม?
- บทบาทของอาสาสมัครคืออะไร? พวกเขาต้องการทักษะเฉพาะหรือไม่?
- มีอะไรจูงใจอาสาสมัครไหม? อาจเสนอส่วนลดตั๋วเพื่อแลกกับเวลาที่เสียไป
- มีเครื่องแบบหรือเสื้อยืดที่ทุกคนต้องใส่ไหม?
- งานแบบไหนที่ใช้อาสาสมัครได้ งานแบบไหนที่จำเป็นต้องจ้าง? ถ้าเป็นงานด้านรักษาความปลอดภัยเราแนะนำให้จ้างดีกว่า
ขั้นตอนที่ 10: ไกด์และบรีฟ
ตั้งแต่ซัพพลายเออร์ ศิลปิน ไปจนถึงอาสาสมัคร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกันว่ามีบทบาทอย่างไรด้วยการเตรียมไกด์และบรีฟไว้ให้
เอกสารสำคัญที่ต้องเตรียมแจกจ่าย ได้แก่
- ตารางเวลา
- Runsheet ซัพพลายเออร์
- Runsheet ศิลปิน
- แผนการบริหารความเสี่ยง
- แผนการจัดการจราจร
- บรีฟสำหรับซัพพลายเออร์
- บรีฟสำหรับอาสาสมัคร
- ผังงาน
- รายชื่อผู้ติดต่อ
- แผนฉุกเฉิน
ขั้นตอนที่ 11: รีพอร์ท
รีพอร์ทเป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดงานเทศกาลดนตรี เพราะจะได้รู้ว่าผลออกมาเป็นอย่างไร คุมงบและทำตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ไหม? ผลตอบรับจากผู้ชมเป็นอย่างไรทั้งในแง่ดีและไม่ดี? จะทำอะไรเหมือนเดิมอีกครั้งจะทำอะไรต่างออกไปในครั้งต่อไป?
แล้วเทศกาลดนตรีที่ยิ่งใหญ่ที่สุดอย่าง Big Mountain มีขั้นตอนการจัดงานอย่างไร? เรียนรู้จากประสบการณ์ตรงของผู้จัดตัวจริงเสียงจริงอย่าง คุณยุทธนา บุญอ้อม ในคอร์ส “The Beauty of Creation ถ่ายทอดผลงานผ่านความคิดและการสร้างสรรค์”
อ้างอิง https://bit.ly/3xNWRsQ
Personal Branding คืออะไร? สื่อสารอย่างไร? ในวันที่ตัวตนสำคัญกว่าตัวแบรนด์
FacebookFacebookXXLINELine‘แบรนด์’ สิ่งที่ขาดไม่ได้ในการทำธุรกิจ แต่หากเราพูดถึงการสร้างแบรนด์ในปัจจุบัน Personal Branding จะเป็นหนึ่งในหัวข้อที่หลายคนให้ความสนใจ และให้ความสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆแต่เมื่อพูดถึง Personal Branding…
