11 ขั้นตอนการจัดงานเทศกาลดนตรี ครบ จบ ในที่เดียว

• Facebook
• Twitter
• Line

งานเทศกาลดนตรี ถ้าทำออกมาดี ก็จะกลายเป็นงานที่สร้างความสุขให้ผู้คนนับหมื่น แต่ถ้าทำออกมาไม่ดีเพราะการจัดการที่ผิดพลาดและไม่รอบคอบ ก็สร้างความเสียหายได้มากทั้งในฝั่งผู้จัดและผู้ชม 

เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์แบบนั้นขึ้น  วันนี้เราจึงมาบอกเล่าขั้นตอนการวางแผนจัดงานเทศกาลดนตรีกัน!

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดเป้าหมาย 

สิ่งแรกที่ต้องทำก่อนคือ หาคำตอบของคำถามที่ว่า “ทำไมถึงอยากจัดงานดนตรี?” แล “อะไรคือสิ่งที่ต้องการบรรลุจากการจัดงานครั้งนี้?” เพราะคำตอบทั้งสองข้อนี้คือกุญแจสู่ความสำเร็จของงาน 

เป้าหมายที่ดีคือเป้าหมายที่ SMART (Smart, Measurable, Attainable, Relevant และ Timely) ตัวอย่างเช่น

• ต้องการขายตั๋ว 2,000 ใบในระยะเวลา 6 เดือนเพื่อถึงเป้าหมายการระดมทุน 1,000,000 โดยจะมีการวัดผลผ่านรีพอร์ทรายสัปดาห์ถูกวัดผ่านรายงานทางการเงินรายสัปดาห์ โดยเน้นที่สถานะการขายตั๋ว

การทำความเข้าใจสาเหตุเบื้องหลังการจัดงานเทศกาลดนตรีและสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ จะช่วยให้สามารถดำเนินการแบบมีทิศทางตั้งแต่ต้นจนจบงาน

ขั้นตอนที่ 2: งบประมาณ

งบประมาณอาจฟังดูเป็นเรื่องน่าเบื่อ แต่ถ้าไม่รู้ว่าต้องเจอกับค่าใช้จ่ายอะไรบ้างในจำนวนเท่าไหร่ แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่าต้องตั้งราคาตั๋วสูงแค่ไหนเพื่อให้มั่นใจว่างานจะไม่ล่ม

ค่าใช้จ่ายที่ต้องพิจารณาเมื่อต้องคำนวณงบประมาณ ได้แก่

• ใบอนุญาต
• สถานที่
• โครงสร้างพื้นฐานที่รวมถึงกระโจม เวที ลำโพง ห้องน้ำ เฟอร์นิเจอร์
• ความปลอดภัย 
• ที่จอดรถพร้อมระบบควบคุมการจราจร
• พนักงาน – ผู้จัดการกิจกรรม อาสาสมัคร
• ศิลปิน
• อาหารและเครื่องดื่ม
• อุปกรณ์แสงสีเสียง
• ค่าไฟ
• บริการทำความสะอาดเพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามมาตราการโควิด-19

เมื่อรู้แล้วว่าต้นทุนมีอะไรบ้าง ก็จะสามารถกำหนดราคาและจำนวนตั๋วที่ต้องขายที่เหมาะสมได้

ขั้นตอนที่ 3: สถานที่

สถานที่มีบทบาทสำคัญในการจัดงานเทศกาลดนตรี เพราะไม่เพียงแต่เป็นสถานที่จัดงาน แต่ยังกำหนดโทนสำหรับประเภทกิจกรรมอีกด้วย ตัวอย่างเช่น หากเลือกที่ดินผืนใหญ่ ก็อาจตีความได้ว่าเลือกบรรยากาศที่ให้ผู้คนจำนวนมากได้ผ่อนคลาย เทียบกับโกดังสุดเก๋ในย่านศูนย์กลางธุรกิจที่สามารถรองรับผู้เข้าร่วมได้จำนวนหนึ่งเท่านั้น

ก่อนเลือกสถานที่ควรพิจารณา:

• การรักษาความปลอดภัยสถานที่/พื้นที่นี้มีค่าใช้จ่ายเท่าไร? 
• จุได้เท่าไร? อย่าลืมคำนึงถึงหลักเกณฑ์ของรัฐบาลท้องถิ่นเกี่ยวกับการเว้นระยะห่างทางสังคม
• จำเป็นต้องได้รับใบอนุญาตเพิ่มเติมหรือไม่?
• มีข้อจำกัดด้านเสียงหรือไม่?
• สถานที่/พื้นที่นี้มีใบอนุญาตจำหน่ายสุราหรือไม่?
• มีที่จอดรถหรือไม่?
• มีพื้นที่สำหรับตั้งแคมป์หรือไม่?
• มีที่พักใกล้ๆ ไหม? ไปมาสะดวกหรือเปล่า?
• การเดินทางสะดวกไหม?
• สถานที่/พื้นที่นี้สามารถเข้าถึง:

• ไฟฟ้า
• ห้องน้ำ
• โครงสร้างพื้นฐานด้านอาหารและเครื่องดื่ม
• ถ้าไม่ ต้องจัดหาอุปกรณ์อะไรบ้าง?

ขั้นตอนที่ 4: ศิลปิน

กุญแจสู่งานเทศกาลดนตรีที่ดีคือการทำความเข้าใจกลุ่มเป้าหมาย ต้องเลือกศิลปินที่ตรงใจและเลือกไลน์อัพที่เติมเต็มซึ่งกันและกัน เพราะคงไม่อยากได้งานที่ให้ใครซักคนร้องเพลงอะคูสติกตามด้วยวงดนตรีเฮฟวีเมทัล

เมื่อมีรายชื่อศิลปินและวงดนตรีที่ต้องการแล้ว ก็เริ่มติดต่อผู้จัดการเพื่อดูว่าใครว่างและมีค่าใช้จ่ายเท่าไรได้เลย

ขั้นตอนที่ 5: ซัพพลายเออร์

เมื่อรู้แล้วว่าใครจะมาร่วมงานบ้าง ก็จะเข้าใจได้ดีขึ้นว่าต้องใช้อุปกรณ์ใดบ้าง ทำงานร่วมกับผู้รับเหมาและซัพพลายเออร์ในพื้นที่เพื่อจะได้จองเวที ไฟ ห้องน้ำ ระบบรักษาความปลอดภัย การควบคุมการจราจร และอื่นๆ ให้เร็วที่สุด อย่ารอวินาทีสุดท้ายจนจองไม่ทัน เพราะถ้าไม่มีโครงสร้างพื้นฐานเหล่านี้งานก็เกิดขึ้นไม่ได้ 

ขั้นตอนที่ 6: Project Plan

การทำ Project Plan คือการสื่อสารให้ทุกฝ่ายรู้ว่าต้องทำอะไรและต้องเสร็จภายในวันไหน เพื่อให้งานในภาพรวมออกมาสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี หากไม่รู้จะเริ่มต้นวางแพลนอย่างไร monday.com และ Asana ก็เป็นตัวเลือกที่ดี

ขั้นตอนที่ 7: การตลาด

ใช้เวลาวางแผนงานแล้ว ก็ได้เวลาวางแผนการตลาดเพื่อให้แน่ใจว่ามีคนรู้ว่ากำลังจะมีงานเทศกาลดนตรีเกิดขึ้น

• การตลาดบนโซเชียลมีเดีย: สร้างความตื่นเต้นให้กับเทศกาลดนตรีผ่าน Facebook, Instagram, TikTok และ SnapChat พยายามให้ศิลปินที่เชิญมาโปรโมทงานด้วยเพื่อให้เข้าถึงเป็นวงกว้างกว่าเดิม
• ประชาสัมพันธ์: ทำงานร่วมกับสื่อต่างๆ เพื่อให้งานเทศกาลปรากฏอยู่บนสื่อสิ่งพิมพ์และสื่อออนไลน์
• โฆษณา:  สามารถโปรโมทได้ทั้งทางโทรทัศน์ วิทยุ หรือสื่อออนไลน์อื่นๆ ขึ้นอยู่กับงบประมาณที่มี 

ขั้นตอนที่ 8: การขายตั๋ว

เลือกเว็บไซต์ที่น่าเชื่อถือเพื่อให้มั่นใจว่าจะสามารถซื้อตั๋วได้ง่ายและรวดเร็ว

ขั้นตอนที่ 9: พนักงานและอาสาสมัคร

เทศกาลดนตรีมักจะครอบคลุมพื้นที่กว้างขวางจึงต้องใช้กำลังคนและความช่วยเหลือจำนวนมาก ตั้งแต่การเช็คอิน การบอกทาง และการบริการต่างๆ หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการจัดงานเทศกาลคือการใช้อาสาสมัคร ซึ่งจะช่วยในการปฏิบัติงานได้ดีและช่วยลดค่าใช้จ่ายโดยรวม 

แต่ก่อนที่จะเริ่มประกาศรับสมัครก็ควรพิจารณาสิ่งเหล่านี้ก่อน

• มีพื้นที่ใดบ้างที่ต้องมีบุคลากรเพิ่มเติม?
• บทบาทของอาสาสมัครคืออะไร? พวกเขาต้องการทักษะเฉพาะหรือไม่?
• มีอะไรจูงใจอาสาสมัครไหม? อาจเสนอส่วนลดตั๋วเพื่อแลกกับเวลาที่เสียไป
• มีเครื่องแบบหรือเสื้อยืดที่ทุกคนต้องใส่ไหม? 
• งานแบบไหนที่ใช้อาสาสมัครได้ งานแบบไหนที่จำเป็นต้องจ้าง? ถ้าเป็นงานด้านรักษาความปลอดภัยเราแนะนำให้จ้างดีกว่า

ขั้นตอนที่ 10: ไกด์และบรีฟ

ตั้งแต่ซัพพลายเออร์ ศิลปิน ไปจนถึงอาสาสมัคร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกันว่ามีบทบาทอย่างไรด้วยการเตรียมไกด์และบรีฟไว้ให้ 

เอกสารสำคัญที่ต้องเตรียมแจกจ่าย ได้แก่

• ตารางเวลา
• Runsheet ซัพพลายเออร์
• Runsheet ศิลปิน
• แผนการบริหารความเสี่ยง
• แผนการจัดการจราจร
• บรีฟสำหรับซัพพลายเออร์
• บรีฟสำหรับอาสาสมัคร
• ผังงาน
• รายชื่อผู้ติดต่อ
• แผนฉุกเฉิน

ขั้นตอนที่ 11: รีพอร์ท

รีพอร์ทเป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดงานเทศกาลดนตรี เพราะจะได้รู้ว่าผลออกมาเป็นอย่างไร คุมงบและทำตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ไหม? ผลตอบรับจากผู้ชมเป็นอย่างไรทั้งในแง่ดีและไม่ดี? จะทำอะไรเหมือนเดิมอีกครั้งจะทำอะไรต่างออกไปในครั้งต่อไป?

แล้วเทศกาลดนตรีที่ยิ่งใหญ่ที่สุดอย่าง Big Mountain มีขั้นตอนการจัดงานอย่างไร? เรียนรู้จากประสบการณ์ตรงของผู้จัดตัวจริงเสียงจริงอย่าง คุณยุทธนา บุญอ้อม ในคอร์ส “The Beauty of Creation ถ่ายทอดผลงานผ่านความคิดและการสร้างสรรค์” 

อ้างอิง https://bit.ly/3xNWRsQ